Aplikacja exis.xRM ( x Relationship Management) powstała na skutek rozszerzenia potrzeb przedsiębiorstw. Jest to oprogramowanie służące zarządzaniu wieloma aspektami organizacji pracy w firmach. Nazwa nawiązuje do znanego skrótu CRM (Customer Relationship Management), X - jak niewiadoma oznacza różne relacje w procesach organizacji pracy. System wyposażony jest w różne funkcjonalności, których głównym zadaniem jest zautomatyzować pracę na różnych poziomach przedsiębiorstwa. Aplikacja może zawierać zarówno moduły wspierające zarządzanie kontaktami z klientami, projektami jak i zarządzanie produkcją.

System wyposażony jest w liczne funkcjonalności które pozwalają na ustalenie planu i harmonogramu prac w taki sposób aby zautomatyzować i przyspieszyć proces realizacji poszczególnych etapów projektu. Pozwala na przeprowadzenie obserwacji w zakresie zaawansowania prac i realizacji zadań jak i porównania tego co zostało zaplanowane z tym co udało się wykonać. Do każdego nowoutworzonego projektu można dopasować listę czynności, zadań, rejestrować i tworzyć zdarzenia, kontakty, ustalić kalendarz zleceń. Aplikacja umożliwia wersjonowanie, obieg i archiwizację dokumentów. W systemie znajdziemy także panel do meldowania- ułatwiający meldowanie zadań przez pracowników. Wszelkie informacje można w szybki i łatwy sposób znaleźć za pomocą wyszukiwarki wpisując jedynie słowo kluczowe. Z systemu można korzystać używając komputera, tabletu czy też smartphone. Aplikacja jest obsługiwana przez przeglądarkę internetową i może pracować zarówno w sieci lokalnej, wewnątrz firmy jak i być dostępna przez intranet. System archiwizuje dane w jednej bazie.

Składa się z trzech podstawowych struktur- systemu, administracji oraz panelu. System obejmuje wszystkie najważniejsze funkcje aplikacji. To ,,serce" narzędzia do zarządzania różnymi relacjami w firmie. W strukturze administracji- zarządza się systemem. Ustala się użytkowników, ich uprawnienia, edytuje i wyłącza uprawnienia, statusy. Dla zwiększenia bezpieczeństwa ustala się hasła.

Istnieje możliwość mapowania poczty. Mailing zewnętrzny może być widoczny w systemie, dzięki czemu zaoszczędza się czas na pobieranie danych z różnych źródeł. Do meldowania czynności - jest to część przeznaczona specjalnie dla pracowników wykonawczych. Ograniczony widok listy czynności pomaga w rejestracji jego aktywności a poziomowi planującymi pracę- analizę i korektę planów. Panel posiada duże część składowe, gdyż przystosowany jest do pracy dotykowej na mobilnych urządzeniach.

Zakładki, które znajdziemy w systemie odnoszą się na różnych poziomach i przenikają wzajemnie. Na poziomie ogólnym możemy znaleźć struktury:

• Kontrahenci
• Projekty
• Dokumenty
• Zadania
• Harmonogram
• Ustawienia

Kontrahenci

W tej mamy dostęp do wszystkich a jednocześnie pojedynczych klientów, których opisujemy na tyle sposobów, na ile mamy zapotrzebowanie. Ilość oraz zawartość pól może być modyfikowana ( nazwa, adres, telefon, nip, regon itp.). Wszystkie dane szczegółowe mogą być pobierane automatycznie z bazy danych systemów klasy ERP. W zależności od konfiguracji na etapie wdrożenia można ustalić obowiązkowe do uzupełnienia pola.
W strefie kontrahenta mamy dostęp do informacji związanych z konkretną firmą. Zdarzenia z nią związane, dokumenty, osoby kontaktowe kontrahenta. Rejestrowana jest lista projektów danej firmy a w ramach projektu konkretna lista czynności. Bardzo pomocną opcją jest możlwiość ustalenia indywidualnych danych do konkretnej listy czynności- nawet różne osoby kontaktowe.
W zależności od potrzeb funkcjonuje opcja dopisania konkretnych zdarzeń, preferencji do przedsiębiorstw. Sprawdza się to w szczególności, gdy musimy dokonać wstępnej selekcji potencjalnych klientów zainteresowanych daną ofertą. Kolejną ewentualnością jest podgląd do dokumentów wybranej firmy. Możemy analizować na bieżąco postęp współpracy, etapy dostarczania dokumentów itp.

System może wersjonować dokumenty. Jeśli upłynął termin, wprowadza nową- aktualną wersję dokumentu.
Ta część jest podstawą oprogramowania CRM i zawiera wszystkie jej funkcjonalności.

Projekty

Ta zakładka odnosi się bezpośrednio do systemu zarządzani produkcją. Wybierając tę funkcję widzimy dane osoby kontaktowej przypisanej do projektów lub konkretnego projektu. Zapisana jest także lista czynności związanych z projektami i status- wykonane lub nie. Lista kontrolna czynności jest organizowana według grup. W tym narzędziu można samodzielnie te grupy tworzyć- jest to zadanie administratora.
Wybierając listę czynności, przy każdej czynności istenieje możliwość obserwacji postępu procentowego realizacji projektu lub przypisywania odpowiednich wartości do danego etapu procesu. W ramach różnych poziomów- handlowego, wykonawczego, realizacyjnego opisuje się odrębne czynności- np. kto jest za co odpowiedzialny.
System umożliwia dopisanie osób do grupy czynności np. zamówienia wykonują konkretne zespoły lub indywidualnie.
Zapewniliśmy także opcje ustawienia „szkieletu" dla danego typu projektu, np. stałe listy czynności lub konkretne wartości towarów, co pozwala zaoszczędzić czas.
W związku z posiadaniem część- panel- istenieje udogodnienie dla klientów, którzy po zalogowaniu mogą mieć wgląd w postęp naszej pracy. Klient będzie miał zapewniony dostęp do zasobów i uzupełniania zadań.
Dla kogo szczególnie przydatna jest część- projekty?
Jest to świetne rozwiązanie dla firm korzystających z usług podwykonawców, np. branży budowlanej. W każdym przedsiębiorstwie realizującym różne projekty aplikacja ta rozwiąże szereg problemów organizacyjnych, ponieważ umożliwia ona wchodzenie w interakcję z partnerami.

Dokumenty

Ta część przeznaczona jest do zarządzania dokumentami- dodawania, zapisywania, edytowania ich.
Unikalną funkcją w tego typu programie jest opcja tworzenia dokumentu z wielu plików np. ,,opis procedury". Wersjonowanie dokumentów pozwala na tworzenie i aktualizowanie różnych wersji pism. Oprogramowanie zapamiętuje poprzednie wersje. W zależności od kolejności przejścia między poziomami aplikacji możemy mieć widok na dokumenty konkretnego kontrahenta, związane z określonym projektem itd.

Zadania

System zapewnia planowanie zadania w oparciu o atrybuty- np. planowaną godzine rozpoczęcia, zakończenia- dla konkretnych pracowników lub grup. Określa się także zadania dla osób kontaktowych przy konkretnym projekcie kontrahenta np. przygotowanie dokumentu w terminie do konkretnego dnia. System może wysłać wiadomość e- mail, o wysłaniu prośby na wykonanie zadania. W zależności od indywidualnych ustawień częstotliwości, wszystkie powiadomienia mogą być wysyłane mailingiem.
Podobnie jak przy wcześniejszych zakładkach, wybierając różne poziomy można otrzymać widok np. zadań dla danego projektu lub konkretnej osoby itp.

Harmonogram

Ta funkcja szczególnie wykorzystywana jest przy zapotrzebowaniu na zestawienie zbiorcze. Czytelny widok kalendarza umożliwia przeglądanie zdarzeń w różnych czasookresach bądź w powiązaniu z kontrahentami, ewentualnie projektami. Łatwość obsługi aplikacji umożliwia tworzenie różnych widoków.
Wobec widoku miesięcznego wybrane zadanie, projekt- zaznaczany jest w kalendarzu szarym polem, dając szybki wgląd w plan.
Wybierając odpowiedni filtr ukazać się może odpowiedni rozkład zleconych zadań dla konkretnego pracownika, lub projektu. Przekłada się to bezpośrednio na możliwość monitorowania poszczególnych kroków np. kontrahenta w przedziałach czasowych i szybkiej modyfikacji grafiku prac. Aplikacja wyposażona jest w funkcję tworzenia raportu, który pobierany jest w formie kalendarza ze szczegółami.
Z tego poziomu zapewniono funkcję podglądu graficznego czynności i stopnia ich realizacji wraz z modyfikacją planu. 

Ustawienia

W tej zakładce mamy możliwość konfiguracji. Są tu funkcje do zdefiniowania grup, zarządzania atrybutami elementów.
W jakich firmach aplikacja szczególnie przysłuży się do poprawy organizacji pracy? Aplikacja znajdzie doskonałe zastosowanie w większości firm, zwłaszcza w dużych i średniej wielkości. W nich bowiem istnieje szczególna potrzeba ciągłego nadzoru i szybkiej reakcji na zmianę warunków. Firmy z branży budowlanej z powodzeniem korzystają z naszego oprogramowania.

System wyposażony jest w opcję ułatwiającą szybki dostęp do wybranych danych. Można wyszukać np. zdarzenia związane z konkretnym projektem, lub odnaleźć po wcześniej ustalonym typie. Funkcja harmonogramu umożliwiła także wyszukiwanie zdarzeń w konkretnych ramach czasowych, lub według wykonawcy- kontrahenta.
Menedżerowie w szybki i łatwy sposób mogą tworzyć zestawienia zbiorcze.
Co ciekawe, istnieje także możliwość wglądu we wszystkie wiadomości e-mail wysyłane z firmy. Zarządzanie produkcją powoduje konieczność stałego nadzoru nad procesem produkcyjnym.

Czym jest ów panel?

Panel jest specjalnym widokiem do zarządzania produkcją programu exis.xRM. Jest to moduł dla ekranów dotykowych

Do czego służy panel?

Dzięki modułowi w formie uproszczonego widoku, pracownik produkcyjny może rejestrować swoją aktywność podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Jak pracownik obsługuje moduł?

Nie ma dużych wymagań, co do obsługi panela. Pracownik sygnalizuje rozpoczęcie swojej pracy poprzez wybranie akcji- START, bądź ją wstrzymać- STOP i zakończyć- KONIEC. Rozpoczynanie i kończenie może być rejestrowane wielokrotnie, co zapisuje się w określonym widoku. Pobierana i aktualizowana jest lista czynności ustalona w systemie dla konkretnego pracownika. Zadania mogą być kończone automatycznie o konretnej godzinie niezależnie od zameldowania przez użytkownika. W zaleznosci od uprawnień- nad zleceniem może pracować jedna lub wiele osób. Należy to do decyzji zarządcy.

Co pracownik produkcyjny widzi?

Pracownik widzi listę czynności, która została mu przypisana i nią zarządza. Zwierzchnicy mają za to stałą kontrolę nad wykonywaniem zleceń produkcyjnych i obecnością pracownika. Dodatkowo ma możliwość wpisania swoich uwag na bieżąco.

Dlaczego warto posiadać panel?

Panel powoduje dla firmy szereg korzyści:
• ułatwia kontrolę zasobów produkcyjnych oraz ludzkich,
• zapewnia stały nadzór nad czynnościami produkcyjnymi,
• pozwala efektywniej planować zlecenia,
• stwarza możliwość precyzyjnej analizy etapów produkcyjnych,
• powoduje interakcyjność na poziomie wytwórstwa.

Podsumowując:

Produkt exis.xRM to aplikacja bardzo funkcjonalna, zapewniająca bezpieczeństwo danych i ciągłą ich wymianę oraz łatwość dostępu. Na koniec główne możliwości pracy z aplikacją:

• ustalenia planu i harmonogramu prac z pomocą xRM
• przeprowadzanie obserwacji w zakresie zaawansowania prac, realizacji zadań
• tworzenie w projekcie listy czynności, zadań, zdarzenia, kontaktów, kalendarza zleceń
• monitorowanie czy czynności są wykonywane
• w przypadku dokumentów- wersjonowanie, obieg, archiwizacja plików
• panel meldowania, jakie zdarzenie wykonano- uproszczony widok listy zadań
• aplikacja jest obsługiwana przez przeglądarkę internetową
• z aplikacji można korzystać za pomocą komputera, tabletu, smartphone.

Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia zastosowania aplikacji exis.xRM w Państwa firmie.